7 Secrets for Techies to Become More Productive

Inside an environment highly demanding with frequent interruptions, people who work with technology need to be careful with their productivity. For that reason, I’m revealing seven secrets from my own experience. I hope they can be useful for you too.

Secret #1. Have a purpose

Firstly, do you really need to be more productive? Be more productive without a purpose is like a boat travelling on the high sea, going faster to anywhere. With a good purpose, your productivity will flow. Describe a purpose using objectives with goals. An objective is qualitative, like to work with new technologies to grow up in your company. A goal is quantitative and needs a deadline, like read three books of agile software development in the next two months. Each objective has goals, and each goal will be divided in tasks.

Secret #2. Work on a prioritized list of tasks

Make a list of all tasks that you need for your goals. How to prioritize tasks? Look to the importance and the urgency of each task. You can use apps running on the cloud to automatize your lists, like google.com/keep, todoist.com, evernote.com and rememberthemilk.com.

Secret #3. Visualize your progress

You will need small rewards, day by day, visualizing your work done. For that, you can use a task board, also called kanban board. A good app on the cloud is at trello.com.

Secret #4. Give the next step soon

Sometimes, you have so many important tasks to do that you might prefer to procrastinate. So, give the next step soon. Don’t wait a perfect moment. Just pull a task and start. Task by task, you will be rewarded with the feeling of accomplishment and motivation.

Secret #5. More focus

Focus is the key to be high productive. It happens when you use all of your capability for only one task. For this, use short periods of times (15-90min) to have high focus, avoiding at most anything that can interrupt or distract you. A simple and powerful technique for that is the Pomodoro Technique. One Pomodoro is a period of 25 minutes to work in one task each time, avoiding all distractions and interruptions. Set an alarm for each Pomodoro, you can use the alarm in your smartphone. Between two Pomodoros, take a short break of 3-5 minutes. Every four Pomodoros, take a long break of 15-30 minutes. There are some nice apps for that like e.ggtimer.com/25min or marinaratimer.com.

Secret #6. Take care of your energy

Yes, even techies need to care about the energy. Your mental and physical energies are the fuel of your productivity. So care about your nutrition, your hydration, your sleep, your body doing  stretching and physical exercises, mainly the aerobic ones. You might boost your mind with meditation or mindfulness. If you have never meditated you might try the onemomentmeditation.com, or insighttimer.com.

Secret #7. Productive habits and routine

You need discipline to achieve high productivity in a short term. However, for a long time, you will need to care about your habits and your routine. Use your discipline to make productive habits, starting to build a routine during the first weeks. To acquire new and more productive habits is a process that might require some effort and time.

Top Secret #8

Yes, a top secret. Be resilient! Sometimes everything seems to go wrong for your productivity among interruptions and distractions. Don’t give up, persist! Face it like a challenge.

Focus!

Image by Matthias Ripp, under license Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0).

TDD is a practice like swimming

A reader of our eXtreme Programming book asked us a guide to move from 0% TDD programming to 100% (or almost) TDD programming. But, there’s no manual that will really teach TDD, because it’s a practice. We could use a metaphor to explain it, TDD is like swimming, an activity that we practice.

Yes, TDD can be very hard at first time. Like swimming, you might not have enough breathing discipline, getting tired faster and giving it up. And after say “I didn’t like swimming, swimming is not for me”.

As a swimmer needs to jump in the water, a programmer needs to start with a failing test, write code until the test works, and refactor. And repeat these steps a lot of times. It’s a cycle, it’s a mantra:

image
TDD mantra: write a failing Test, Code until pass the test, so Refactor.

After a lot of TDD cycles, you will be understanding how to practice TDD. So, please, jump in the water and enjoy TDD.

— Thanks to Guilherme Motta for the review.

Kanban, pizza e agile no GUMA-RS

Dia 03/11/2015 (terça-feira) haverá o workshop GUMA Pizza Kanban facilitado pelo Cristiano Basso, no horário das 18:30 às 21:30, na PUCRS. Esse evento é organizado pelo GUMA-RS, o Grupo de Usuários de Métodos Ágeis do Rio Grande do Sul. A ideia é aprender lean e kanban na prática, construindo pizzas (feitas de papel). Show! Né? 🙂

Inscrições

A inscrição é realizada pelo link:

GUMA Pizza Kanban

Quer saber mais sobre o Kanban Pizza Game? Então siga lendo…

Kanban Pizza Game

Pizza Small6163012549_7c7934aa5e-1_1
Kanban Pizza Game. Fonte da imagem: agile42 – http://www.agile42.com/en/training/kanban-pizza-game/

O Kanban Pizza Game é uma dinâmica do agile42, e mostra na prática os princípios do lean, agile e kanban, numa divertida de um jogo. Veja só como fica o quadro de kanban durante o jogo:

kpg - visualize on a flipchart
Fonte da imagem: agile42 – http://www.agile42.com/en/training/kanban-pizza-game/

Aprendendo sobre Kanban

O kanban para desenvolvimento de software foi formulado pelo David J. Anderson (@lki_dja), em seu livro Kanban – Successful Evolutionary Change for Your Technology Business:

Existe também o mini book do Jesper Boeg, Kanban em 10 Passos, disponibilizado gratuitamente na InfoQ:

Kanban10PassosCapa

Aprendendo sobre Lean

Para aprender mais sobre Lean, veja os slides de uma palestra que fiz sobre Lean Thinking:

Sobre o facilitador do workshop

Esse game será facilitado pelo Cristiano Basso (@csbasso), um amigo desde a época do PoA-OSUG (Porto Alegre – OpenSolaris User Group). O Cristiano Basso já facilitou esse workshop na ESPM, veja só a notícia que saiu:
http://hubnews.espm.br/noticias/acontece-no-campus/935-cristiano-basso-fala-sobre-kanban-no-workshop-da-atletica

Buscando algumas memórias, lembro do FISL 2009 onde estávamos no estande do OpenSolaris (vide fotos a seguir). Naquele ano, o pessoal da Sun compareceu em peso, e veio até o ex-presidente Lula visitar o FISL, ele colocou o boné do OpenSolaris e assinou a camiseta do OpenSolaris! Bom, mesmo anos depois, a participação dele na comunidade de TI permace, dessa vez com uma dinâmica para mostrar o kanban e o ágil na prática.

IMG_2419
Cristiano Basso ao centro da foto.
IMG_2468
O ex-presidente Lula no estande do OpenSolaris no FISL em 2009.
IMG_2511
Camiseta assinada pelo ex-presidente Lula.

Então, aproveite o workshop! Inscrições em:

http://www.sucesurs.org.br/evento/guma-pizza-kanban-2

 

Lean para Potencializar a Qualidade no Software – Palestra na InfoQ Brasil

Saiu na InfoQ Brasil a palestra que fiz na trilha de Testes do TDC 2014! Nesta palestra, falo de como o Lean pode potencializar a Qualidade no Software. Segue o link:

http://www.infoq.com/br/presentations/lean-para-potencializar-a-qualidade-no-software

Lean Beer Porto Alegre (Lean Coffee)

Ontem (23/07/2015) realizamos o Lean Beer em Porto Alegre, no mezanino do Lagom Brewery & Pub do bairro Moinhos, unindo o GUMA-RS e o Lean Coffee Porto Alegre. O Lean Beer possui a mesma dinâmica que o Lean Coffee, porém com cerveja! 😉

20150722_213423
Lean Beer Porto Alegre. Da esquerda para a direita: Alejandro Olchik, Diogo Lucas, Dionatan Moura, Eduardo Klein e Cristiano Basso.

O Lean Coffee, ou Lean Beer, é uma forma inovadora de discutir assuntos, um modelo muito enxuto em relação às reuniões tradicionais, que por vezes desperdiça tempo e energia das pessoas, além de dinheiro.

A sensação de participar de um Lean Coffee é a de querer mais, os assuntos fluem com foco de uma maneira muito eficiente.

Assuntos discutidos

IMG-20150723-WA0030
Quadro de kanban com os assuntos discutidos no Lean Beer.

Os assuntos discutidos foram nesta ordem:

  1. Quais os problemas de gestão que mais incomodam?
  2. Como ser criativo mantendo a produtividade no trabalho, com qualidade de vida?
  3. Aplicação de ágil fora da área de software.
  4. Como escalar o Lean Beer?

O único assunto que ficou de fora, por falta de tempo, foi sobre Management 3.0: salários e considerar desempenho?

Como funciona um Lean Coffee?

Basicamente, o grupo de pessoas realiza os passos:

  1. Definir o escopo dos assuntos (normalmente qualquer assunto é válido).
  2. Escrever em post-its os assuntos que desejam discutir;
  3. Colar os post-its num quadro de kanban com as três raias: todo/a discutir, doing/discutindo e done/discutido;
  4. Cada pessoa vota uma numa quantidade fixa de assuntos. Normalmente, são dois a três votos.
  5. Ordenar os post-its no quadro de kanban de acordo com a quantidade de votação. Quanto mais votos, mais no topo estará na raia todo/a discutir.
  6. Movimenta-se o post-it de maior prioridade para a raia doing no quadro de kanban, discutindo-se abertamente o assunto entre o grupo num período cronometrado de 5 a 10 minutos. Preferencialmente, quem deu a ideia do assunto pode fazer um briefing, explicando a importância daquele assunto.
  7. Ao finalizar-se o tempo (5-10min), o grupo vota caso desejar mais um ciclo de 3 a 5 minutos para continuar discutindo o assunto. Caso a maioria vote que não deseja continuar, então o post-it atual é movimentado para a raia done e volta-se ao passo 6 e discutindo o próximo assunto de maior votação.

Onde posso aplicar um Lean Coffee?

É possível utilizá-lo em muitas situações, basta que se encaixe bem no contexto. Eu já utilizei na minha empresa para discutir assuntos gerais e ideias para a própria empresa. Foi uma ótima fonte de incentivar a inovação. Sei que times ágeis que utilizam para realizar retrospectivas, principalmente quando se tem muitos assuntos para conversar. E participei ontem, no Lean Beer.

Como escalar um Lean Coffee?

O que se faz quando houver mais de 15 ou 20 pessoas para discutir os assuntos? Bom, existem diversas alternativas. Eis algumas:

  • Restringir o escopo;
  • Restringir a quantidade de assuntos por pessoa;
  • Restringir o tempo para escrever os assuntos em poucos minutos;
  • Agrupar os assuntos em clusters;
  • Utilizar um fishbowl.

Existem muitas maneiras de escalar, então analise bem o contexto e adapte a dinâmica. 🙂

Mais informações: