Procrastinando?

São 23h, há pouco eu estava deitado na cama descansando, querendo escrever esse post, mas não queria sair do lugar. Isso é errado? Não, absolutamente não. Eu queria descansar, minha energia não estava suficientemente boa, nem a energia física, nem a mental. Eu precisava descansar.

Mas eu sabia que poderia fazer algo importante dos meus projetos pessoais, sim, eu sabia. Por pelo menos 2 horas. Isso é bastante tempo, tendo foco obviamente.

Então, por que eu estava procrastinando? Eu não estava. Naquele momento, eu precisava descansar. Então, posso até dizer que não existe procrastinação. O que existe é priorizarmos fazer outra coisa no momento que não é o que tínhamos anteriormente planejado fazer.

Um exemplo clássico de procrastinação…

Por exemplo, você está estudando para o concurso público que sempre quis e planeja estudar das 20h às 22:30h, até o dia da prova, daqui 30 dias. Ao se preparar para estudar, você começa a fazer outras coisas pontuais. Quem sabe limpar algo da casa, quem sabe navegar um pouco na internet. É só uns minutos… E assim vai. Você começa a estudar um pouco depois das 20h, parece que está tudo bem, mas ainda não tem foco. E mais, não sabe bem por onde começar. Seu celular está com algumas mensagens para ler, e de vez em quando você responde, e volta a estudar. Chega 21h, está chato de estudar, e a melhor coisa a fazer é continuar amanhã, e seguir naquele seriado até a hora de dormir. Os seriados (já no plural) estão tão bons, que basta ver só mais um. E assim você perde uma parte da noite de sono. No outro dia você acorda, vai trabalhar e mais um ciclo começa. Rapidamente, falta menos de uma semana para a prova. Você sabia mesmo que não iria vencer o edital, era muita coisa! Falta “tempo”. Né?

Perceba nessa pequena história a quantia de detalhes que são a base da “procrastinação”… A falta de reconhecer a importância da sua meta, a falta de energia, péssimo sono, falta de motivação, falta de desafios, diversas interrupções da Internet, hábitos improdutivos, falta de gestão de tarefas.

Uma fórmula simples para calcular a produtividade

Posso dizer que a produtividade é o produto de 4 características:

Produtividade = Gestão de Tempo(%) * Gestão de Tarefas(%) * Gestão de Energia(%) * Habilidades(%);

Avalie como é a sua gestão de tempo em porcentagem. O mesmo com gestão de tarefas, de energia e habilidades de realização das tarefas. Multiplique tudo isso. Eis a sua produtividade em %. Por exemplo gestão de tempo a 50%, gestão de tarefas a 80%, energia a 40% e habilidades a 95% gera uma produtividade de 15,2%. Uma produtividade bastante baixa, não? Comece melhorando o que estiver de pior. Nesse exemplo, a gestão de energia. É onde trará melhores resultados.

Diversas técnicas para vencer a procrastinação

O Mantra da Produtividade é um framework com diversas técnicas para cada parte que influencia a produtividade, com gestão de tempo, gestão de tarefas, gestão de energia e gestão de hábitos. Você pode adquirir o livro completo no site da editora, ou então baixar a versão gratuita pocket com bastante conteúdo para começar.

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Como manter a motivação durante o progresso de uma meta?

Quantas vezes já perdemos a motivação inicial durante a busca de uma meta? Sabemos que a meta é importante, porém perdemos a motivação e a energia ao longo do caminho, e em algum vezes até desistimos da meta por não sentir mais tanto valor.

Esses dias, eu estava conversando sobre metas pessoais com um grande amigo, e ele me perguntou:

Tu sente felicidade trabalhando para atingir a meta? Ou seja, a busca da te dá felicidade, ou tu pensa que quando atingir a meta é que tu vai ter isso?

A minha resposta é que sim, que normalmente tenho satisfação desde o início até o final da meta… Porém é necessário entender como funciona a energia da motivação para manter uma boa produtividade, desde o início até o final da meta. E há um ponto-chave nisso!

E qual é o ponto-chave?

Primeiramente é necessário entender que existem três partes essenciais na busca de uma meta:

  1. Definição da meta. Ao estabelermos uma meta, nos sentimos felizes e motivados com o que resultado, com a grande recompensa que teremos após a dedicação necessária.
  2. Progresso da meta. O ponto-chave está aqui. Como podemos nos sentir felizes, motivados e com energia para sermos produtivos durante o progresso da meta? É necessário ter pequenas recompensas.
  3. Resultado da meta. É quando obteremos o resultado da meta atingida. É a grande recompensa.

Como se manter a motivação durante o progresso de uma meta?

O ponto-chave está em ver o progresso da meta. Muitas vezes achamos suficiente termos uma meta e nos esforçarmos para que ela aconteça. E a motivação? Por muitas vezes nos esforçamos muito e mesmo assim perdemos a motivação. Por muitas vezes perdemos o foco na meta por não sentirmos resultados ao longo do tempo, não sentirmos que estamos progredindo, principalmente quando a meta dura um bom tempo.

O segredo para se manter motivado está em ter pequenas recompensas! Pequenas recompensas que façam ver o progresso da meta. Sentir que se está progredindo em direção à meta é o que nos motiva dia a dia!

Uma pequena recompensa pode ser:

  • a conclusão de uma tarefa que faça parte da meta. Para isso, divida a meta em pequenas tarefas, de preferência que tenham a duração de menos de um dia. Você precisa estudar para um concurso? Cada tarefa será uma parte de cada conteúdo;
  • a evolução da porcentagem concluída da meta. Para isso, quantifique a meta. Você precisa estudar 50 itens para um concurso? Cada item vale 2% da meta.

Cada pequena recompensa é um reforço para a motivação na busca da meta, o que em algumas semanas pode se tornar um hábito. E quando a busca pela meta se torna um hábito, a motivação será constante, gerando a energia para ter uma boa produtividade até atingir a meta.

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Foco!

Imagem principal do post adaptada de jeff_golden, sob licença (CC BY-SA 2.0) https://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/

Como resgatar a produtividade pessoal?

Por certos momentos da vida tínhamos objetivos bem definidos e um alto foco, nos dedicávamos dia a dia com toda a vontade e persistência. Tudo o que fazíamos era pensando nas metas. Estávamos motivados e aquilo nos trazia uma grande satisfação. Poderia ser estar estudando algum curso, ou então trabalhando.

E por muitas vezes perdemos o foco. Cansamos, seja física ou mentalmente. Nos distraímos dos objetivos que tínhamos e então não voltamos mais. E assim passa um bom tempo. Lembramos do passado como bons velhos tempos que éramos produtivos, que éramos mais novos e então tínhamos mais disposição e energia. Éramos mais produtivos, tínhamos o raciocínio mais apurado, cansávamos menos. Então chega o momento que você se depara com uma insatisfação, um sentimento que você poderia estar fazendo muito mais, que apesar de seus desafios na vida, você sabe que poderia estar fazendo mais. Afinal, o que aconteceu? Você até tenta resgatar a motivação e voltar a ser produtivo, mas logo perde o foco novamente e não sabe por que está querendo voltar a ter produtividade.

E então nos questionamos: O que está acontecendo comigo? Como posso resgatar minha produtividade?

Lembra que você tinha grandes desejos e objetivos de vida? As metas e desafios que te faziam ir em frente e ter foco. A razão para ter uma alta produtividade é ter um grande motivo para isso! É necessário primeiramente definir objetivos e metas para ter um motivo real para ser produtivo. Quais são os seus próximos objetivos? Quais metas você pode definir para realizar esses objetivos?

Reflita. Se for necessário, reflita por alguns dias.

Tendo um ou mais objetivos para sua vida, seja um objetivo pessoal, de estudos, de trabalho, agora você pode definir suas metas.

A energia da produtividade vem da motivação de ter o objetivo realizado na vida. Toda vez que se sentir sem produtividade, busque a energia da motivação de ter o objetivo realizado na vida.

Técnica para definir Objetivos e Metas

Cada objetivo é composto de uma ou mais metas, dependendo do tamanho do objetivo. Quanto maior o objetivo, provavelmente mais metas serão necessárias.

Revise cada meta com as perguntas:

  • A meta é específica e clara?
  • Quais resultados esperados da meta?
  • A meta é importante?
  • A meta traz desafios?
  • A meta é viável de ser realizada?
  • De que forma a meta será realizada?
  • Quando a meta deverá estar realizada?
  • Como o progresso de realização será acompanhado?

-> Para baixar um modelo (.doc) para a escrita de objetivos e metas, clique aqui.

Produtividade pessoal restabelecida

A produtividade pessoal é um caminho a seguir, e por isso é necessário estar atento aos desvios que a vida nos traz. Mudanças no caminho sempre virão e precisamos estar continuamente aprendendo novas dicas e técnicas para a produtividade pessoal.

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– Imagem principal do post de indrabastari sob licença https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/.

7 Secrets for Techies to Become More Productive

Inside an environment highly demanding with frequent interruptions, people who work with technology need to be careful with their productivity. For that reason, I’m revealing seven secrets from my own experience. I hope they can be useful for you too.

Secret #1. Have a purpose

Firstly, do you really need to be more productive? Be more productive without a purpose is like a boat travelling on the high sea, going faster to anywhere. With a good purpose, your productivity will flow. Describe a purpose using objectives with goals. An objective is qualitative, like to work with new technologies to grow up in your company. A goal is quantitative and needs a deadline, like read three books of agile software development in the next two months. Each objective has goals, and each goal will be divided in tasks.

Secret #2. Work on a prioritized list of tasks

Make a list of all tasks that you need for your goals. How to prioritize tasks? Look to the importance and the urgency of each task. You can use apps running on the cloud to automatize your lists, like google.com/keep, todoist.com, evernote.com and rememberthemilk.com.

Secret #3. Visualize your progress

You will need small rewards, day by day, visualizing your work done. For that, you can use a task board, also called kanban board. A good app on the cloud is at trello.com.

Secret #4. Give the next step soon

Sometimes, you have so many important tasks to do that you might prefer to procrastinate. So, give the next step soon. Don’t wait a perfect moment. Just pull a task and start. Task by task, you will be rewarded with the feeling of accomplishment and motivation.

Secret #5. More focus

Focus is the key to be high productive. It happens when you use all of your capability for only one task. For this, use short periods of times (15-90min) to have high focus, avoiding at most anything that can interrupt or distract you. A simple and powerful technique for that is the Pomodoro Technique. One Pomodoro is a period of 25 minutes to work in one task each time, avoiding all distractions and interruptions. Set an alarm for each Pomodoro, you can use the alarm in your smartphone. Between two Pomodoros, take a short break of 3-5 minutes. Every four Pomodoros, take a long break of 15-30 minutes. There are some nice apps for that like e.ggtimer.com/25min or marinaratimer.com.

Secret #6. Take care of your energy

Yes, even techies need to care about the energy. Your mental and physical energies are the fuel of your productivity. So care about your nutrition, your hydration, your sleep, your body doing  stretching and physical exercises, mainly the aerobic ones. You might boost your mind with meditation or mindfulness. If you have never meditated you might try the onemomentmeditation.com, or insighttimer.com.

Secret #7. Productive habits and routine

You need discipline to achieve high productivity in a short term. However, for a long time, you will need to care about your habits and your routine. Use your discipline to make productive habits, starting to build a routine during the first weeks. To acquire new and more productive habits is a process that might require some effort and time.

Top Secret #8

Yes, a top secret. Be resilient! Sometimes everything seems to go wrong for your productivity among interruptions and distractions. Don’t give up, persist! Face it like a challenge.

Focus!

Image by Matthias Ripp, under license Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0).

Lean Beer Porto Alegre (Lean Coffee)

Ontem (23/07/2015) realizamos o Lean Beer em Porto Alegre, no mezanino do Lagom Brewery & Pub do bairro Moinhos, unindo o GUMA-RS e o Lean Coffee Porto Alegre. O Lean Beer possui a mesma dinâmica que o Lean Coffee, porém com cerveja! 😉

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Lean Beer Porto Alegre. Da esquerda para a direita: Alejandro Olchik, Diogo Lucas, Dionatan Moura, Eduardo Klein e Cristiano Basso.

O Lean Coffee, ou Lean Beer, é uma forma inovadora de discutir assuntos, um modelo muito enxuto em relação às reuniões tradicionais, que por vezes desperdiça tempo e energia das pessoas, além de dinheiro.

A sensação de participar de um Lean Coffee é a de querer mais, os assuntos fluem com foco de uma maneira muito eficiente.

Assuntos discutidos

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Quadro de kanban com os assuntos discutidos no Lean Beer.

Os assuntos discutidos foram nesta ordem:

  1. Quais os problemas de gestão que mais incomodam?
  2. Como ser criativo mantendo a produtividade no trabalho, com qualidade de vida?
  3. Aplicação de ágil fora da área de software.
  4. Como escalar o Lean Beer?

O único assunto que ficou de fora, por falta de tempo, foi sobre Management 3.0: salários e considerar desempenho?

Como funciona um Lean Coffee?

Basicamente, o grupo de pessoas realiza os passos:

  1. Definir o escopo dos assuntos (normalmente qualquer assunto é válido).
  2. Escrever em post-its os assuntos que desejam discutir;
  3. Colar os post-its num quadro de kanban com as três raias: todo/a discutir, doing/discutindo e done/discutido;
  4. Cada pessoa vota uma numa quantidade fixa de assuntos. Normalmente, são dois a três votos.
  5. Ordenar os post-its no quadro de kanban de acordo com a quantidade de votação. Quanto mais votos, mais no topo estará na raia todo/a discutir.
  6. Movimenta-se o post-it de maior prioridade para a raia doing no quadro de kanban, discutindo-se abertamente o assunto entre o grupo num período cronometrado de 5 a 10 minutos. Preferencialmente, quem deu a ideia do assunto pode fazer um briefing, explicando a importância daquele assunto.
  7. Ao finalizar-se o tempo (5-10min), o grupo vota caso desejar mais um ciclo de 3 a 5 minutos para continuar discutindo o assunto. Caso a maioria vote que não deseja continuar, então o post-it atual é movimentado para a raia done e volta-se ao passo 6 e discutindo o próximo assunto de maior votação.

Onde posso aplicar um Lean Coffee?

É possível utilizá-lo em muitas situações, basta que se encaixe bem no contexto. Eu já utilizei na minha empresa para discutir assuntos gerais e ideias para a própria empresa. Foi uma ótima fonte de incentivar a inovação. Sei que times ágeis que utilizam para realizar retrospectivas, principalmente quando se tem muitos assuntos para conversar. E participei ontem, no Lean Beer.

Como escalar um Lean Coffee?

O que se faz quando houver mais de 15 ou 20 pessoas para discutir os assuntos? Bom, existem diversas alternativas. Eis algumas:

  • Restringir o escopo;
  • Restringir a quantidade de assuntos por pessoa;
  • Restringir o tempo para escrever os assuntos em poucos minutos;
  • Agrupar os assuntos em clusters;
  • Utilizar um fishbowl.

Existem muitas maneiras de escalar, então analise bem o contexto e adapte a dinâmica. 🙂

Mais informações: