Backlog de tarefas

Quais são as próximas tarefas a serem realizadas? Você sabe qual tarefa está fazendo exatamente no momento? Você tem bem definidas todas as tarefas necessárias para a realização de alguma meta?

O backlog de tarefas é uma lista priorizada das tarefas a serem realizadas para atingir uma ou mais metas. Cada tarefa é uma ação necessária para construir e completar uma meta. A meta existirá de alguma forma, mesmo que não exista de um modo claro.

Esta lista pode ser dinâmica e pode não um ter limite, ou seja, a quantidade de tarefas pode crescer ou diminuir com o passar do tempo. O backlog deve refletir a realidade se surgirem novas tarefas, ou se outras tarefas forem realizadas ou removidas por não serem mais necessárias. É semelhante a uma lista de afazeres (TO-DO list), porém mais completa, pois leva em conta a priorização delas e a classificação por assuntos. Tendo o backlog priorizado, realize sempre as mais prioritárias.

Ilustração de um backlog de tarefas.

Construindo seu backlog de tarefas

O backlog pode ser construído de três formas:

  1. Abordagem top-down, ou de cima para baixo. Inicia-se com metas e tarefas grandes, então são dividas em tarefas menores, que são mais fáceis de ser gerenciadas, entendidas e realizadas. Esta abordagem é útil quando se tem metas e tarefas grandes já definidas. A criação de tarefas menores auxiliará o entendimento, o desenvolvimento e o acompanhamento de progresso da meta.
  2. Abordagem bottom-up, ou de baixo para cima. Inicia-se com tarefas menores, então são organizadas em uma visão de metas e tarefas maiores. Esta abordagem é útil quando se tem diversas tarefas pequenas já definidas. A criação de metas auxiliará a priorizar e alinhar as tarefas, projetando também a conclusão delas.
  3. Abordagem híbrida, de cima para baixo e vice-versa. Usa-se, ao mesmo tempo, as duas abordagens top-down e bottom-up, partindo de metas e tarefas menores, dividindo metas e unindo tarefas, de um modo dinâmico. É útil quando se possuem metas e tarefas já definidas.

O modelo simplificado para a escrita de um backlog possui a prioridade e o nome da tarefa:

Prioridade(%)Nome da tarefa
100Tarefa A
80Tarefa C
50Tarefa B
15Tarefa D
Tarefa …

Gerenciando seu backlog de tarefas

Gerenciar e priorizar seu backlog de tarefas é semelhante a dirigir em uma estrada, é preciso priorizar a atenção aos detalhes do que está próximo e planejar-se para aonde está indo. Imagem de WEi WEi, sob a licença Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0).
  • Todas as tarefas do backlog devem estar em um único lugar. Pode ser no meio físico, tal como uma agenda, um bloco de papel, um caderno ou um quadro branco. Ou então pode ser no meio digital, no computador, tal como uma planilha eletrônica ou um documento texto. A vantagem de ter o backlog em meio físico é que podemos levá-lo para qualquer lugar, enquanto a vantagem de tê-lo em meio digital é facilitar a sua edição e atualização.
  • Trabalhe com priorização no horizonte. Defina e detalhe as tarefas que forem prioritárias, deixando as não prioritárias para depois. Isso ajuda a enxergar o horizonte de trabalho. É como viajar de carro em uma estrada: o que está próximo possui bastantes detalhes e o que está distante possui poucos detalhes. Caso contrário, se você quisesse conhecer todos os detalhes da estrada, você não sairia tão cedo do lugar com o carro.
  • Use verbos no início das tarefas. Visto que elas são ações a serem realizadas, utilize verbos no início de cada. Por exemplo: “Realizar uma reunião de apresentação do novo sistema de contabilidade da empresa”, ou então “Realizar os exercícios de português sobre pontuação”. Criar tarefas com verbos ajuda também a entendê-las e dividi-las melhor.
  • Verifique se suas tarefas possuem todas as informações essenciais, como: o que é exatamente a tarefa? A quem é destinada? Quando será necessária? Onde ela deverá ser feita? Por que ela será feita? Como, de que forma? A que custo? Em qual quantidade? As respostas dessas perguntas auxiliarão a criação e o refinamento das tarefas.
  • Cada tarefa pode ter uma data de prazo de validade. Essa data é o tempo de expectativa de permanência no backlog, e ajuda a remover ou priorizá-la, caso ainda não tenha sido priorizada. O prazo de validade é útil para manter limpo o backlog. Por exemplo: “Realizar os exercícios de português sobre pontuação até o dia 10 de julho“. Após essa data, a tarefa não é mais necessária, pois a prova de português seria no dia 11 de julho.
  • Mantenha seu backlog revisado e atualizado. Defina uma frequência para refiná-lo, adicionando, removendo e atualizando tarefas. Você pode revisar seu backlog diariamente, semanalmente, quinzenalmente, ou mensalmente. Dependerá do tamanho e da quantidade de mudanças dele. A frequência comum para revisá-lo é semanalmente, e você pode utilizar em conjunto ao backlog de tarefas a técnica de planejamento semanal (vide capítulo anterior).
  • Visto que você pode ter diversas metas em um backlog apenas, você pode categorizar cada uma com uma marcação indicando que ela é relacionada com tal meta.

Na minha área, que é a de desenvolvimento de software, usamos a técnica de backlog para todas as tarefas e itens necessários para o produto final. Ele pode ser por produto ou por time de desenvolvimento.

Por produto, o backlog representa todos os itens necessários para desenvolver um produto. Por time de desenvolvimento, ele representa todos os produtos desenvolvidos e mantidos por aquele time de desenvolvedores de software. Esta técnica é bastante conhecida no framework chamado Scrum, um método ágil para desenvolvimento de software focado em trabalho em time e melhoria contínua. Para conhecer mais, o site http://www.scrumguides.org/ possui o guia oficial do Scrum, em português.

Checklist para as tarefas diárias: o seu backlog diário

Você costuma fazer diversas tarefas ao mesmo tempo? Você às vezes esquece do que estava fazendo exatamente? Você deixa para depois tarefas urgentes e importantes a serem feitas?

O checklist para as tarefas diárias nada mais que é um backlog diário. Ele auxilia a acompanhar o andamento do progresso das tarefas no dia a dia. Também nos ajuda a realizar apenas uma tarefa por vez, pelo fato de ter uma visão de todas as tarefas a fazer no dia. Ao longo do dia, caso surja alguma tarefa urgente inesperada que precise ser realizada no próprio dia, você pode anotá-la também.

Esta técnica de checklist pode ser feita durante a técnica do planejamento do próximo dia, descrita no capítulo 3. Gestão de tempo. As anotações podem ser feitas em um papel, caderno de anotações, agenda (ótima neste caso por conter o dia exato) ou post-it. Elas também podem ser feitas em ferramentas eletrônicas, tais como um documento de texto ou uma planilha, ou em aplicativos específicos.

Para automatizar o gerenciamento do backlog de tarefas, existem ótimas ferramentas gratuitas na web, que são o Todoist (https://todoist.com/), o Google Keep (https://www.google.com/keep) e o Evernote (http://www.evernote.com). Elas possuem website e aplicativos para smartphones, o que agiliza ainda mais a produtividade.

Backlog na prática

Um exemplo que usei e me beneficiei bastante com o backlog de tarefas foi o da minha dissertação no ano de 2013. A minha meta era escrevê-la e entregá-la em oito meses, incluindo a aplicação do estudo de caso. Eu precisava saber tudo o que seria necessário para realizar e escrever. Então, cada capítulo foi representado por uma tarefa macro no backlog.

Com o capítulo de maior prioridade, eu dividia a tarefa macro relativa em diversas tarefas, normalmente uma tarefa por seção do capítulo. Deste modo, conseguia gerenciar todas as tarefas macro e menores necessárias para completar a meta, que era entregar a dissertação para a banca de professores.

Utilizei essa técnica de backlog com a técnica de gestão visual com Kanban, que será apresentada mais adiante neste capítulo, onde cada capítulo (tarefa macro) era representada por um post-it grande, e cada seção (tarefa menor) era representada por um post-it pequeno.

Priorização de tarefas

“Se tudo é prioritário, nada é prioritário.” ─ Autor desconhecido

A maioria de suas tarefas são prioritárias? Como descobrir quais são as tarefas mais prioritárias? Para cada tarefa, são analisadas a importância e a urgência?

Para a produtividade, pensar em prioridade é essencial. É difícil ser produtivo sem trabalhar com priorização. A priorização é necessária quando temos tarefas no backlog além da nossa capacidade, o que é bastante comum.

Quando começamos a pensar em priorização, naturalmente deixamos de lado tarefas que não são importantes, e começamos a realizar tarefas que realmente agreguem valor às nossas metas. E sempre temos metas de alguma forma, mesmo que estas não estejam explícitas. A prioridade de cada tarefa está alinhada com a meta. Quanto mais necessária para a meta, maior será a prioridade da tarefa.

O ponto-chave para priorizar está em avaliar duas características para cada tarefa:

  1. A importância, a qual tem impacto relevante no resultado da tarefa. Em outras palavras, representa o valor, o retorno, que aquela tarefa vai trazer para a meta.
  2. A urgência, a qual tem impacto na nossa atenção, nos fazendo reagir rapidamente à tarefa, sendo algo necessário para ser feito imediatamente para não comprometer a meta. Uma tarefa que não seja urgente poderá se tornar urgente com o tempo, e caso passe o tempo e não seja realizada, pode perder o valor.

A prioridade, a importância e a urgência de cada tarefa são relativas às outras tarefas. Podemos dizer que uma prioridade alta é na verdade uma prioridade mais alta, da mesma forma para a importância e para a urgência. Assim, o backlog de tarefas terá aquelas com maiores e menores prioridades. O ideal é que as mais prioritárias fiquem no início do backlog, em uma ordem até que a última tenha a menor das prioridades.

“Trabalho é infinito”. Eu costumo dizer esta frase quando vejo alguém cheio de trabalho, estressado, e querendo se apressar ao fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo, inclusive comprometendo a qualidade delas, pelo fato de ter muitas tarefas a serem realizadas. O fato é, quando acabarem, surgirão novas tarefas. Temos que ter consciência de que elas são contínuas, mesmo quando atingirmos uma meta, haverá novas metas. Visto isso, a priorização se torna essencial para evitarmos ser multitarefa e conseguirmos nos focar em uma por vez.

A matriz de gerenciamento do tempo

A Matriz de Gerenciamento do Tempo é apresentada no livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen R. Covey (2005). A matriz classifica as tarefas em quatro categorias de prioridade, chamadas de quadrantes. A meu ver, ela poderia ser chamada de Matriz de Gerenciamento de Prioridades, visto que não trata do tempo, e sim da importância e da urgência das tarefas.

A matriz é dividida em quatro quadrantes:

UrgenteNão urgente
ImportanteQuadrante Q1Quadrante Q2
Não importanteQuadrante Q3Quadrante Q4

A ideia central é que nem tudo que é urgente é também importante, e nem tudo que é importante é também urgente. As dicas trazidas pelo autor Stephen R. Covey sobre os quadrantes desta matriz são:

  1. Aumentar ao máximo o foco nas tarefas do quadrante Q2 (não urgente – importante).
  2. Reduzir as tarefas do quadrante Q1 (urgente – importante), porém não as ignore por serem importantes.
  3. Afastar-se das tarefas dos quadrantes Q3 e Q4 (não importantes).

Ela é uma ótima ferramenta para começar a entender priorização por importância e urgência. Entretanto, conforme comecei a usá-la, notei que precisava de mais flexibilidade além de quatro quadrantes para priorizar tarefas.

Algumas vezes torna-se difícil dizer se a tarefa é urgente ou é não urgente, ou se é importante ou é não importante. Ou seja, existem apenas dois valores: ‘é’ ou ‘não é’. Conforme a prática, é fácil notar que existem diversos níveis de importância e de urgência, por exemplo: tarefas pouco importantes, importantes, muito importantes e extremamente importantes, tendo o mesmo para urgência.

Então, criei uma outra forma de priorizar, na qual possui diversos níveis de importância e urgência, que é a Fórmula de Priorização de Tarefas. Ela não possui esse problema da Matriz de Gerenciamento do Tempo, tornando a importância e a urgência flexíveis. Veja a seguir.

Fórmula de priorização de tarefas

A Fórmula de Priorização de Tarefas é um cálculo que criei para flexibilizar e simplificar a ordenação de prioridades, obtida a partir da média entre a importância e a urgência de uma tarefa. O cálculo é dado na porcentagem da prioridade, resultante da média aritmética entre a porcentagem da importância e a porcentagem da urgência.

Ficando com a fórmula: PRIORIDADE(Tx) = (IMPORTÂNCIA(Tx) + URGÊNCIA(Tx)) ÷ 2; onde Tx representa a tarefa em si. Veja a fórmula a seguir:

Fórmula de Priorização de Tarefas.

Por exemplo, veja a priorização para as cinco tarefas a seguir:

TarefaImportânciaUrgênciaCálculoPrioridade
Preparar um manual100%50%(100+50) ÷ 275%
Agendar uma reunião10%90%(10+90) ÷ 250%
Organizar fichários10%5%(10+5) ÷ 27,5%
Organizar e-mails50%20%(50+20) ÷ 235%
Enviar um relatório100%100%(100+100) ÷ 2100%

Dessa forma, descobre-se que a tarefa de maior prioridade é a Enviar um relatório (100%). A ordem de realização das tarefas no backlog será:

TarefaImportânciaUrgênciaPrioridade
Enviar um relatório100%100%100%
Preparar um manual100%50%75%
Agendar uma reunião10%90%50%
Organizar e-mails50%20%35%
Organizar fichários10%5%7,5%

Agora com o backlog já priorizado, seguem algumas dicas sobre priorização:

  • Tenha foco nas tarefas importantes.
  • Crie estratégias para diminuir ou eliminar a urgência das tarefas, independente de elas serem importantes ou não.
  • Faça planejamentos e revisões frequentes para não permitir que as tarefas não urgentes se tornarem urgentes, além de garantir a importância das tarefas.
  • Utilize o Princípio de Pareto 80/20 (visto a seguir) para ter mais foco nas tarefas prioritárias do backlog.

Focando nas prioridades com o Princípio de Pareto 80/20

Você percebe que algumas tarefas possuem muita importância, enquanto diversas outras possuem pouca importância? Você gostaria de ter mais foco em suas tarefas de valor?

O Princípio de Pareto baseia-se no que o economista italiano Vilfredo Pareto descobriu em 1906: 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população. O mais importante nesta descoberta é que essa proporção 80/20 é frequente em outras áreas. Por exemplo, 80% das vendas são feitas para 20% dos clientes em uma empresa. É uma medida aproximada que faz sentido. Desse modo, podemos falar no contexto da produtividade:

  • 20% do seu tempo produzem 80% de seu resultado;
  • 80% restantes de seu tempo produzem 20% de seu resultado;
  • 20% de suas tarefas possuem 80% das prioridades;
  • 80% das tarefas possuem 20% das prioridades.

Usando o Princípio de Pareto 80/20

  • Reconheça no seu backlog de tarefas quais são os 20% das mais prioritárias, isso lhe permitirá reconhecer o que deve ser feito de mais importante.
  • Tenha foco nos próximos 20%, vez por vez.
  • Pareto Extremo com 96/4 e 99/1. Caso haja muitas tarefas nos 20% mais importante, você pode selecionar os 20% mais importante dos 20% mais importante, resultando em 4% mais importante de todas as tarefas. E ao selecionar mais uma vez, os 20% dos 20% dos 20% resultará em aproximadamente 1% mais importante de seu backlog.
  • Regra 80/15/5: Kent Beck, um dos maiores programadores de software do mundo, criador da metodologia ágil de desenvolvimento de software chamada eXtreme Programming, tem uma ideia interessante, o Princípio de Pareto, a regra 80/15/5. Utilize 80% de seu tempo em tarefas de resultados garantidos, 15% em tarefas de grande risco e grandes resultados, e 5% em tarefas de coisas malucas sem algum resultado previsível. É a forma que ele encontrou para priorizar as tarefas padrão do dia a dia (80%), além das tarefas grandes com alto valor (15%), e tarefas experimentais (5%).
  • De certo modo, se você concentrar 20% de seu tempo nas tarefas mais importantes, você terá 80% de seu tempo sobrando para realizar mais quatro vezes as próximas tarefas mais importantes, totalizando 400% de resultado.

Priorize a tarefa mais importante do dia

Por muitas vezes você posterga uma tarefa importante? Você não sabe como começar, e então prefere deixar para depois para encontrar uma solução?

A estratégia está em começar seu dia realizando a tarefa MIT (do inglês, Most Important Task), a tarefa mais importante do dia. Esta pode ser a maior, a mais difícil e mais importante de todas que você precisa fazer. Deste modo, você vence a barreira daquela tarefa e ganha motivação para realizar as outras.

A tarefa importante é aquela com maior prioridade para ser realizada do backlog. Reflita: qual tarefa terá maior impacto? Independentemente de ser urgente ou não, pois pode ser de longo prazo.

Brian Tracy, autor do livro Eat That Frog! (2007), faz uma analogia da tarefa MIT com engolir um sapo. Ele diz que o sapo é a sua maior e mais importante tarefa, aquela que você tem mais disposição a procrastinar, a deixar para depois. Engolir o sapo é, então, realizar a tarefa sapo. Em seu blog, ele traz também algumas dicas (TRACY, 2015):

  • Se você tiver que comer dois sapos, coma o mais feio primeiro;
  • Se você tiver que comer um sapo vivo, não pare e fique olhando isso por muito tempo, coma-o logo;
  • Tome uma atitude imediatamente sobre a tarefa sapo.

Experimente ao menos uma vez esta abordagem. Alguns exemplos de tarefas MIT (sapos):

  • Caso você esteja no final da faculdade e esteja terminando seu trabalho de conclusão de curso, uma de suas tarefas MIT poderá ser a escrita do projeto para seu orientador avaliar.
  • Caso você esteja estudando para concursos, realizar o planejamento semanal poderá ser sua tarefa MIT.
  • Caso você seja um estudante de curso pré-vestibular, duas tarefas MIT poderão ser realizar os trinta exercícios de matemática e escrever uma redação.

Dimensionamento das tarefas

Você conhece o tamanho das suas tarefas? Você inicia uma tarefa sem ter uma estimativa de conclusão dela?

Conhecer o tamanho das tarefas é útil para conhecê-las e gerenciá-las. Quando paramos para analisar e definir o tamanho de uma tarefa, precisamos conhecer mais detalhes que, até então, podem ser desconhecidos. Desta forma, é possível ter uma estimativa de quanto esforço e tempo precisaremos ter para completá-la. A ideia está em aumentar a certeza sobre a tarefa, porque, quanto mais conhecimento tivermos sobre ela, maior será a produtividade por não ter impedimentos e bloqueios ao longo de sua realização.

Unidades de medida de tarefas

Você pode definir a unidade de medida das tarefas em:

  • Pontos de tarefa: é uma unidade de medida abstrata e aproximada. Você define o tamanho de uma tarefa em comparação às outras. Primeiramente, encontre uma tarefa suficientemente pequena e defina-a como tamanho de um ponto. Logo após, dimensione as outras em relação a esta de tamanho um. Pergunte-se: quantas vezes essa tarefa é maior que a de tamanho um? Duas vezes? Cinco vezes? Dez vezes? Cinquenta vezes?
  • Pomodoros: representa a quantidade estimada de pomodoros (25 minutos) que você precisará para realizar a tarefa. É uma unidade fácil para planejar tarefas, encaixando muito bem com a técnica Pomodoro.
  • Tempo ideal: é o tempo ideal estimado que você precisa para realizar a tarefa sem interrupções. Ou seja, é o tempo ideal possuindo foco. O tempo pode ser em minutos, horas, turnos ou dias. Tenha consciência de que é uma estimativa, não um prazo.

Dimensionando as tarefas

  1. Busque ter todas as tarefas estimadas, incluindo as tarefas não priorizadas.
  2. Estabeleça uma única unidade de medida para todas as suas tarefas.
  3. Utilize o horizonte. Preocupe-se em dimensionar com detalhes as tarefas que estão priorizadas. Já as tarefas não prioritárias, deixe-as com um dimensionamento mais macro, mais para ter uma ideia do seu tamanho.
  4. Divida as tarefas grandes priorizadas em tarefas menores. Desta forma, é possível ter mais detalhes e uma estimativa com mais certeza.
  5. Utilize uma sequência exponencial para suas unidades de medida. Desse modo, quanto maior for sua medida, maior distância ela terá, acompanhando a incerteza da estimativa. Fibonacci é uma excelente sequência exponencial que oferece inicialmente valores pequenos e próximos, e depois valores grandes e distantes: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34 etc. Você pode também escolher a sequência de potência de dois (1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, …), que é mais simples. A diferença entre essas duas sequências é que a de Fibonacci cresce mais lentamente no início, e a de potência de dois cresce mais rapidamente.

Exemplos de dimensionamento de tarefas

Na minha dissertação do mestrado, dimensionei todas as tarefas com a unidade de medida de pomodoros. O tamanho de um capítulo variava de 13 a 100 pomodoros. O capítulo era representado por uma tarefa macro e dividido em seções, que eram tarefas menores. O tamanho de uma seção variava de 2 a 13 pomodoros, incluindo a revisão do conteúdo e a revisão gramatical.

Usando o horizonte, o capítulo mais priorizado a ser escrito era dividido em tarefas menores, que eram dimensionadas e cuja soma representava aproximadamente o tamanho da tarefa maior. Os capítulos não priorizados no momento não eram divididos e ficavam com uma estimativa aproximada.

Modelo completo para escrita de um backlog de tarefas

O modelo completo para escrita de um backlog possui a prioridade da tarefa, além da importância, da urgência, do tamanho (em pomodoros) e do seu nome:

Prioridade(%)Importância(%)Urgência(%)TamanhoNome da tarefa
1001001005pTarefa A
801006013pTarefa C
5060403pTarefa B
1520102pTarefa D

Veja o template de backlog de tarefas para download aqui.