Tarefas em par ou em time

Você costuma estudar ou trabalhar com mais pessoas que buscam foco?

Realizar tarefas com mais pessoas, seja em grupo de estudos ou de trabalho, pode aumentar a produtividade por meio do foco e da qualidade da tarefa. Se o par ou o grupo de pessoas estiver consciente da necessidade de foco, qualquer problema de falta de atenção será notado por outra pessoa, pedindo-se que tenha concentração.

Uma pessoa pode também motivar a outra através de feedback, desenvolvendo habilidades de comunicação e aumentando o engajamento nas tarefas. É essencial que o grupo esteja com foco, pensando como um time, com colaboração, e que todos juntos realizem apenas uma tarefa por vez.

Pelo fato de um estar revisando o que o outro está fazendo, a qualidade resultante da tarefa também aumenta. Quando esta estiver concluída, ela já estará revisada. Um outro benefício é a troca de conhecimento, pois existirão mais habilidades e experiências unidas realizando a tarefa. É preciso que todos discutam ideias para resolver e otimizar a sua solução. Seus pontos fracos poderão ser supridos pelos pontos fortes de outras pessoas, e vice-versa.

Sobre grupos de estudos, é importante ser organizado, ter foco e disciplina. Dependendo do grupo e do tipo de estudos a fazer, é melhor apenas trocar ideias e não passar a maior parte do tempo estudando juntos. É o que ressalta o autor Alexandre Meirelles do livro Como Estudar para Concursos (MEIRELLES, 2014).

O trabalho em par ou em time auxilia no foco e na qualidade das tarefas. Imagem de Nic McPhee, sob a licença Attribution-ShareAlike 2.0 Generic (CC BY-SA 2.0).

Como realizar tarefas em par ou em time

Para que a tarefa seja realizada em par ou em time, veja as dicas a seguir:

  • Antes de tudo, reflita e decida se as tarefas a serem realizadas poderão ter mais produtividade ao serem realizadas em par ou em time.
  • Estabeleça uma meta com um período para começar e finalizar as tarefas. É preciso cuidar do foco ao se trabalhar em grupo, pois pode ser agradável conversar e se dispersar em outros assuntos. Veja mais informações sobre metas no capítulo 4. Gestão de tarefas.
  • Divida o trabalho. O grupo pode trabalhar em conjunto em uma tarefa de cada vez, ou então dividir uma tarefa macro em tarefas menores, e cada pessoa realizar paralelamente as tarefas. O ideal é que todos realizem a mesma, pois o foco aumentará.
  • Rotacione o par ou o time. No trabalho em par, basta revezar com o outro integrante do par, em que um será o piloto (o que produz algo) e o outro o copiloto (o que revisa o que é feito). No trabalho em time, faça com que as pessoas troquem de responsabilidades para dinamizar as tarefas.
  • Antes de interromper alguém que está produzindo algo, aguarde um instante e veja se a pessoa já não vai resolver aquela questão. Para isso, existe a regra dos 10 segundos, na qual você aguarda 10 segundos para então poder interromper e falar sua observação.
  • Peça feedback às pessoas. O feedback que você tiver lhe ajudará a melhorar em suas tarefas, refletindo na sua produtividade. Saiba interpretar o feedback que lhe é dado.
  • Visualize o trabalho. Para visualizar o trabalho, pode-se utilizar um quadro de Kanban. Veja mais informações sobre quadro de Kanban no capítulo 4. Gestão de tarefas.
  • Acompanhe o andamento do trabalho. Para isso, pode-se usar um gráfico de Burnup. Veja mais informações sobre o gráfico de Burnup no capítulo 4. Gestão de tarefas.
  • Aproveite também para fazer reuniões, trabalhos ou estudos em grupo nos horários em que estiver com menor energia no dia. Estar com mais pessoas motiva a ter mais disposição. Um brainstorming (troca de ideias) no começo de cada atividade ajuda a ativar o cérebro para buscar uma solução melhor para a tarefa.

Exemplos de tarefas em par ou em time

Busco criar os treinamentos em pares na empresa onde eu trabalho, pois consigo produzir um treinamento de uma forma mais rápida, com mais motivação, com mais foco, mais qualidade e melhores ideias do que se fosse fazer sozinho. Porém, nem tudo é feito em pares. Algumas tarefas mais simples ficam para cada um realizar sozinho, tal como pesquisar imagens para os slides, que é uma tarefa que não precisa de tanto foco. Quando vou dar uma palestra em alguma conferência ou empresa, também busco que seja em par, palestrando em pares.

No meu trabalho de desenvolvimento de software, existe a técnica de programação em pares, na qual o piloto é o programador que escreve o código da solução, enquanto o copiloto é o revisor do código da solução que está sendo desenvolvida.

Para realizar simultaneamente tarefas de edição de texto, edição de planilhas ou criação de apresentações, em par ou em time, o Google Docs (www.google.com/docs) e o Google Drive (https://www.google.com/drive/) são ótimas ferramentas gratuitas na web. Elas estão na web e em aplicativos para smartphones, o que agiliza ainda mais a produtividade.