Tarefas enxutas

Quantos desperdícios relacionados à produtividade existem antes, durante ou depois da realização de suas tarefas? Você produz mais do que o necessário? Qual o nível de retrabalho por não realizar as tarefas feitas com qualidade suficiente?

Vamos fazer uma analogia? Imagine que você vai acampar no final de semana com seus amigos em um lugar distante da cidade, e precisa fazer uma trilha a pé de alguns quilômetros até chegar do acampamento. É a sua primeira vez ao acampar. Pelo fato de um dos amigos ter se atrasado, você vai precisar esperá-lo antes de iniciar a trilha. Após isso, somente durante a trilha, você nota que está ficando mais cansado do que o comum, e nota que na mochila que está transportando tem um estoque pesado de itens a mais ou itens que não serão necessários.

Ao chegar no acampamento, já é noite, e vocês perderam o pôr do sol por causa do atraso inicial de um amigo e por não saber que a trilha tinha diversos obstáculos. Ao começar a montar a estrutura da barraca, você nota que comprou uma barraca mais difícil de montar que a de seus amigos. Você se vê cansado e sem energia por causa de todos os desperdícios, entretanto se reanima e começa a aproveitar o acampamento com eles.

Você, então, reflete que deveria ter se informado melhor sobre a trilha, sobre o que levar de itens e sobre a especificação da barraca. Ok, faz parte acontecer esse tipo de problema ao acampar, porém podemos reduzi-los. Da mesma forma que acampar, também temos problemas de retrabalho, espera, movimentação, transporte, estoque, superprocessamento, superprodução, falta de conhecimento e energia nas tarefas do nosso dia a dia? Vale uma reflexão.

A redução de desperdícios em tarefas otimiza a produtividade. Lean é o termo cunhado pelo Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) para representar a filosofia do Sistema Toyota de Produção (STP), que há décadas criou uma estrutura para identificar e reduzir desperdícios na produção de veículos.

Uma tarefa enxuta é uma tarefa sem desperdícios. Um desperdício é toda a atividade que não agrega valor. A definição de valor é relativa ao contexto, e deve ser definida por quem vai receber o resultado daquela tarefa.

Por exemplo, na escrita de um livro, o valor é o conhecimento que o leitor vai receber, e não a quantidade de páginas escritas. Se existe um capítulo que nenhum leitor vai aproveitar, será um desperdício. Antes de identificar desperdícios, é necessário entender o que é o valor e o que será realizado pela tarefa. Devemos refletir a cada tarefa: qual valor que ela está produzindo?

O Lean define três tipos de trabalho que podem constar em uma tarefa:

  1. Trabalho que agrega valor: esse tipo de trabalho é o que efetivamente agrega valor. Tarefas enxutas têm foco nesse tipo de trabalho de valor, como por exemplo, estar em seu ambiente de trabalho realizando tarefas.
  2. Trabalho que não agrega valor, mas é necessário: esse tipo de trabalho deve ser reduzido ao máximo pelas tarefas enxutas. Por exemplo, o deslocamento da sua casa até sua empresa onde trabalha.
  3. Trabalho que não agrega valor e é desnecessário: esse tipo de trabalho deve ser eliminado. Tarefas enxutas não devem possuir esse tipo de trabalho. Por exemplo, participar de reuniões que não estão alinhadas com suas metas no trabalho, nas quais você participa mais como ouvinte.

Em cada tarefa de seu backlog poderão ser identificados desperdícios. Talvez a própria tarefa já seja um desperdício. Desse modo, você poderá realizar a melhoria contínua para criar mais valor e ganhar tempo, reduzindo e eliminando desperdícios.

Para conhecer mais detalhes sobre melhoria contínua, recomendo o livro Kaizen e a arte do pensamento criativo, escrito por Shigeo Shingo (2010), especialista mundial nas práticas do Sistema Toyota de Produção.

Tipos de desperdícios de tarefas

O ponto-chave está em tornar suas tarefas mais enxutas, refletindo com os oito tipos de desperdícios definidos pelo Lean:

  1. Retrabalho ─ Refazer uma tarefa decorrente de um erro ou defeito;
  2. Espera ─ É preciso aguardar por algo para realizar ou concluir a tarefa;
  3. Movimentação ─ Pessoas se movimentando sem necessidade para realizar a tarefa;
  4. Transporte ─ Movimentação sem necessidade de itens relacionados à tarefa;
  5. Estoque ─ Existir mais itens do que o necessário para realização da tarefa;
  6. Superprocessamento ─ Esforços que não agregam valor à tarefa;
  7. Superprodução ─ Realizar algo a mais ou antes do tempo necessário para a tarefa;
  8. Intelectual ─ Não utilizar capacidade de conhecimento sua ou de outras pessoas para a realização da tarefa.

Além desses oito desperdícios propostos pelo Lean, existe um novo desperdício que descobri quando pensamos na produtividade pessoal:

  1. Energia ─ Gastar sua energia física e mental com algo desnecessário à tarefa.

Exemplo de análise de desperdícios

Imagine que você está estudando para um concurso público ou vestibular. Então, você decide assistir uma aula de português que já teve, mas gostaria de reforçar o aprendizado. Para essa tarefa, você realiza os passos:

  1. 09:00 ─ faz um lanche (não agrega valor, mas é necessário);
  2. 09:10 ─ arruma-se (não agrega valor, mas é necessário);
  3. 09:25 ─ desloca-se até a parada de ônibus (movimentação);
  4. 09:35 ─ aguarda a viagem de ônibus; (espera);
  5. 10:15 ─ desloca-se até o local do curso (movimentação);
  6. 10:20 ─ espera a aula começar (espera);
  7. 10:30 ─ assiste à aula (atividade de valor);
  8. 12:00 ─ ao final da aula, fica explicando sobre a aula para um colega que chegou atrasado (superprocessamento);
  9. 12:10 ─ desloca-se até a parada de ônibus (movimentação);
  10. 12:20 ─ aguarda a viagem de ônibus (espera);
  11. 13:00 ─ desloca-se até sua casa (movimentação).

Qual é o único passo que realmente agregou valor para o seu objetivo de estudar? É o passo 7, de assistir à aula, com duração de uma hora e meia (37,5% do tempo total). O restante dos passos (1 ao 6 e 8 ao 11) são desperdícios na visão do Lean, porque não agregam valor, com duração total de duas horas e meia (62,5% do tempo total). Além disso, você desperdiçou energia física e mental durante esse tempo de desperdícios.

A solução para isso pode ser ficar em casa revisando e estudando a aula de português que já se teve, ou então assistir à aula já gravada no curso. Vale ressaltar que essa é uma análise em relação a desperdícios, ela não leva em conta o que pode ser bom para a pessoa sair de casa, focar-se em um ambiente específico e interagir com colegas de aula.