Realizando a Tarefa Mínima Viável

Algumas de suas tarefas poderiam ser menores? Mais do que o necessário está sendo feito? Em que momentos existe um feedback sobre suas tarefas? Como é visto o todo de uma tarefa?

O conceito de Menor Tarefa Viável (MVT), do inglês Minimum Viable Task, traz a ideia de realizar a menor tarefa possível para realizar o máximo da tarefa, podendo obter o feedback sobre o resultado da tarefa mínima em questão. Isso significa extrair a essência da tarefa, deixando o seu restante para depois, se for necessário. O segredo então está em ter mais resultados com menos tempo. O resultado é o que conta no final, e não a quantidade de horas de esforço para a tarefa.

O MVT é semelhante ao conceito de MVP, do inglês Minimum Viable Product (ou Produto Mínimo Viável), que é uma estratégia difundida no desenvolvimento de produtos de Startups Enxutas para entregar o maior valor possível no menor tempo de desenvolvimento, obtendo feedback mais cedo (RIES, 2012). Visto isso, esse conceito pode ser aplicado também para tarefas.

Você poderá realizar o mínimo da tarefa que possa abranger a maior parte da importância dela. Desse modo, você poderá ter feedback mais cedo para alinhar o desenvolvimento do restante dela, se for necessário. É o Princípio de Pareto 80/20 aplicado também em tarefas (vide a técnica de priorização de tarefas neste capítulo).

Aplicando a Tarefa Mínima Viável

Você pode questionar: qual é o maior valor possível no menor tempo em que posso realizar nesta tarefa?

Por muitas vezes, uma tarefa pode ter seu resultado satisfeito apenas extraindo sua tarefa mínima viável. As vantagens são que boa parte do valor da tarefa poderá ser entregue mais cedo, podendo alinhar a expectativa com feedbacks. Isso traz a chance de economizar tempo e realizar menos esforço.

Falhe rápido. Essa ideia vem do Fail Fast, que é uma abordagem usada para maximizar o feedback. Já que algo vai acontecer de errado, que aconteça o quanto antes para que seja possível resolvê-lo. Para falhar rápido, realize o MVT da tarefa para validá-la, verificando se o resultado é realmente o esperado.

Utilize a Lei de Parkinson a seu favor

Esta dica é do Timothy Ferriss, em seu livro Trabalhe 4 horas por semana (2008). O segredo está em encurtar bastante o prazo da tarefa, para fazer apenas o mínimo possível, ou seja, a Tarefa Mínima Viável. Isso acontece pelo fato de que uma tarefa tem a percepção aumentada de sua importância e complexidade proporcionalmente com o tempo disponível para sua realização. Caso você não limite o tempo a prazos restritos e não limite as tarefas a somente o que é essencial e importante, o não essencial vai ocupar espaço facilmente.

Você pode realizar uma mesma tarefa em um dia, uma semana ou até mesmo em um mês. Se você tiver muito tempo, fará mais itens na tarefa. Se você tiver menos tempo, fará o mais essencial e possível dela. As restrições nos forçam a sermos criativos para obter uma ótima solução para ela. Desta forma:

  • Utilize o Princípio de Pareto 80/20 para limitar as tarefas importantes e reduzir o tempo de trabalho.
  • Encurte o tempo de trabalho para encurtar as tarefas ao que é importante.

Exemplo de Tarefa Mínima Viável

Para realizar um relatório pela primeira vez a seu gerente, mesmo sabendo tudo o que deva constar nele, você pode criar um relatório simplificado (Tarefa Mínima Viável), e por meio do feedback de seu gerente sobre o relatório simplificado, você poderá adicionar o restante das informações.

Existe a chance de seu gerente ficar satisfeito com as informações no relatório simplificado, não precisando de maiores informações. Isso fará com que você tenha tempo para outras tarefas. Ou então seu gerente poderá pedir apenas um ou outro ajuste, e pronto, tarefa realizada.

Um outro exemplo está ao realizar muitos exercícios para estudar para uma prova. Você pode selecionar como Tarefa Mínima Viável realizar alguns exercícios que exijam o conhecimento de todo o conteúdo. A realização deles lhe trará um feedback sobre seu conhecimento no conteúdo, informando-lhe se é preciso estudar mais alguns temas específicos ou não.