Como manter a motivação durante o progresso de uma meta?

Quantas vezes já perdemos a motivação inicial durante a busca de uma meta? Sabemos que a meta é importante, porém perdemos a motivação e a energia ao longo do caminho, e em algum vezes até desistimos da meta por não sentir mais tanto valor.

Esses dias, eu estava conversando sobre metas pessoais com um grande amigo, e ele me perguntou:

Tu sente felicidade trabalhando para atingir a meta? Ou seja, a busca da te dá felicidade, ou tu pensa que quando atingir a meta é que tu vai ter isso?

A minha resposta é que sim, que normalmente tenho satisfação desde o início até o final da meta… Porém é necessário entender como funciona a energia da motivação para manter uma boa produtividade, desde o início até o final da meta. E há um ponto-chave nisso!

E qual é o ponto-chave?

Primeiramente é necessário entender que existem três partes essenciais na busca de uma meta:

  1. Definição da meta. Ao estabelermos uma meta, nos sentimos felizes e motivados com o que resultado, com a grande recompensa que teremos após a dedicação necessária.
  2. Progresso da meta. O ponto-chave está aqui. Como podemos nos sentir felizes, motivados e com energia para sermos produtivos durante o progresso da meta? É necessário ter pequenas recompensas.
  3. Resultado da meta. É quando obteremos o resultado da meta atingida. É a grande recompensa.

Como se manter a motivação durante o progresso de uma meta?

O ponto-chave está em ver o progresso da meta. Muitas vezes achamos suficiente termos uma meta e nos esforçarmos para que ela aconteça. E a motivação? Por muitas vezes nos esforçamos muito e mesmo assim perdemos a motivação. Por muitas vezes perdemos o foco na meta por não sentirmos resultados ao longo do tempo, não sentirmos que estamos progredindo, principalmente quando a meta dura um bom tempo.

O segredo para se manter motivado está em ter pequenas recompensas! Pequenas recompensas que façam ver o progresso da meta. Sentir que se está progredindo em direção à meta é o que nos motiva dia a dia!

Uma pequena recompensa pode ser:

  • a conclusão de uma tarefa que faça parte da meta. Para isso, divida a meta em pequenas tarefas, de preferência que tenham a duração de menos de um dia. Você precisa estudar para um concurso? Cada tarefa será uma parte de cada conteúdo;
  • a evolução da porcentagem concluída da meta. Para isso, quantifique a meta. Você precisa estudar 50 itens para um concurso? Cada item vale 2% da meta.

Cada pequena recompensa é um reforço para a motivação na busca da meta, o que em algumas semanas pode se tornar um hábito. E quando a busca pela meta se torna um hábito, a motivação será constante, gerando a energia para ter uma boa produtividade até atingir a meta.

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Foco!

Imagem adaptada de jeff_golden, sob licença (CC BY-SA 2.0) https://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/
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7 Secrets for Techies to Become More Productive

Inside an environment highly demanding with frequent interruptions, people who work with technology need to be careful with their productivity. For that reason, I’m revealing seven secrets from my own experience. I hope they can be useful for you too.

Secret #1. Have a purpose

Firstly, do you really need to be more productive? Be more productive without a purpose is like a boat travelling on the high sea, going faster to anywhere. With a good purpose, your productivity will flow. Describe a purpose using objectives with goals. An objective is qualitative, like to work with new technologies to grow up in your company. A goal is quantitative and needs a deadline, like read three books of agile software development in the next two months. Each objective has goals, and each goal will be divided in tasks.

Secret #2. Work on a prioritized list of tasks

Make a list of all tasks that you need for your goals. How to prioritize tasks? Look to the importance and the urgency of each task. You can use apps running on the cloud to automatize your lists, like google.com/keep, todoist.com, evernote.com and rememberthemilk.com.

Secret #3. Visualize your progress

You will need small rewards, day by day, visualizing your work done. For that, you can use a task board, also called kanban board. A good app on the cloud is at trello.com.

Secret #4. Give the next step soon

Sometimes, you have so many important tasks to do that you might prefer to procrastinate. So, give the next step soon. Don’t wait a perfect moment. Just pull a task and start. Task by task, you will be rewarded with the feeling of accomplishment and motivation.

Secret #5. More focus

Focus is the key to be high productive. It happens when you use all of your capability for only one task. For this, use short periods of times (15-90min) to have high focus, avoiding at most anything that can interrupt or distract you. A simple and powerful technique for that is the Pomodoro Technique. One Pomodoro is a period of 25 minutes to work in one task each time, avoiding all distractions and interruptions. Set an alarm for each Pomodoro, you can use the alarm in your smartphone. Between two Pomodoros, take a short break of 3-5 minutes. Every four Pomodoros, take a long break of 15-30 minutes. There are some nice apps for that like e.ggtimer.com/25min or marinaratimer.com.

Secret #6. Take care of your energy

Yes, even techies need to care about the energy. Your mental and physical energies are the fuel of your productivity. So care about your nutrition, your hydration, your sleep, your body doing  stretching and physical exercises, mainly the aerobic ones. You might boost your mind with meditation or mindfulness. If you have never meditated you might try the onemomentmeditation.com, or insighttimer.com.

Secret #7. Productive habits and routine

You need discipline to achieve high productivity in a short term. However, for a long time, you will need to care about your habits and your routine. Use your discipline to make productive habits, starting to build a routine during the first weeks. To acquire new and more productive habits is a process that might require some effort and time.

Top Secret #8

Yes, a top secret. Be resilient! Sometimes everything seems to go wrong for your productivity among interruptions and distractions. Don’t give up, persist! Face it like a challenge.

Focus!

Image by Matthias Ripp, under license Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0).

Lean Beer Porto Alegre (Lean Coffee)

Ontem (23/07/2015) realizamos o Lean Beer em Porto Alegre, no mezanino do Lagom Brewery & Pub do bairro Moinhos, unindo o GUMA-RS e o Lean Coffee Porto Alegre. O Lean Beer possui a mesma dinâmica que o Lean Coffee, porém com cerveja! 😉

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Lean Beer Porto Alegre. Da esquerda para a direita: Alejandro Olchik, Diogo Lucas, Dionatan Moura, Eduardo Klein e Cristiano Basso.

O Lean Coffee, ou Lean Beer, é uma forma inovadora de discutir assuntos, um modelo muito enxuto em relação às reuniões tradicionais, que por vezes desperdiça tempo e energia das pessoas, além de dinheiro.

A sensação de participar de um Lean Coffee é a de querer mais, os assuntos fluem com foco de uma maneira muito eficiente.

Assuntos discutidos

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Quadro de kanban com os assuntos discutidos no Lean Beer.

Os assuntos discutidos foram nesta ordem:

  1. Quais os problemas de gestão que mais incomodam?
  2. Como ser criativo mantendo a produtividade no trabalho, com qualidade de vida?
  3. Aplicação de ágil fora da área de software.
  4. Como escalar o Lean Beer?

O único assunto que ficou de fora, por falta de tempo, foi sobre Management 3.0: salários e considerar desempenho?

Como funciona um Lean Coffee?

Basicamente, o grupo de pessoas realiza os passos:

  1. Definir o escopo dos assuntos (normalmente qualquer assunto é válido).
  2. Escrever em post-its os assuntos que desejam discutir;
  3. Colar os post-its num quadro de kanban com as três raias: todo/a discutir, doing/discutindo e done/discutido;
  4. Cada pessoa vota uma numa quantidade fixa de assuntos. Normalmente, são dois a três votos.
  5. Ordenar os post-its no quadro de kanban de acordo com a quantidade de votação. Quanto mais votos, mais no topo estará na raia todo/a discutir.
  6. Movimenta-se o post-it de maior prioridade para a raia doing no quadro de kanban, discutindo-se abertamente o assunto entre o grupo num período cronometrado de 5 a 10 minutos. Preferencialmente, quem deu a ideia do assunto pode fazer um briefing, explicando a importância daquele assunto.
  7. Ao finalizar-se o tempo (5-10min), o grupo vota caso desejar mais um ciclo de 3 a 5 minutos para continuar discutindo o assunto. Caso a maioria vote que não deseja continuar, então o post-it atual é movimentado para a raia done e volta-se ao passo 6 e discutindo o próximo assunto de maior votação.

Onde posso aplicar um Lean Coffee?

É possível utilizá-lo em muitas situações, basta que se encaixe bem no contexto. Eu já utilizei na minha empresa para discutir assuntos gerais e ideias para a própria empresa. Foi uma ótima fonte de incentivar a inovação. Sei que times ágeis que utilizam para realizar retrospectivas, principalmente quando se tem muitos assuntos para conversar. E participei ontem, no Lean Beer.

Como escalar um Lean Coffee?

O que se faz quando houver mais de 15 ou 20 pessoas para discutir os assuntos? Bom, existem diversas alternativas. Eis algumas:

  • Restringir o escopo;
  • Restringir a quantidade de assuntos por pessoa;
  • Restringir o tempo para escrever os assuntos em poucos minutos;
  • Agrupar os assuntos em clusters;
  • Utilizar um fishbowl.

Existem muitas maneiras de escalar, então analise bem o contexto e adapte a dinâmica. 🙂

Mais informações:

Scrum e Kaizen (Melhoria Contínua): uma relação de epifitismo

BromeliasEpifitas
Relação de epifitismo de uma bromélia com uma árvore. Fonte: meioambiente.culturamix.com

O Scrum precisa de Kaizen (melhoria contínua) numa relação de epifitismo, do mesmo modo que uma bromélia precisa de uma árvore para se sustentar. Uma relação epífita é quando uma espécie A precisa de outra espécie B para sobreviver, mas não prejudica a espécie B. A foto acima mostra uma bromélia que precisa de uma árvore como base.

Vamos às definições:

Scrum (n): Um framework no qual as pessoas podem resolver problemas complexos adaptativos, enquanto de uma forma produtiva e criativa entrega produtos do mais alto valor possível. http://www.scrumguides.org/

Kaizen: Melhoria contínua de um fluxo completo de valor ou de um processo individual, a fim de se criar mais valor com menos desperdício. http://www.lean.org.br

Scrum é um framework, não é metodologia, nem processo. O objetivo de ser um framework está em trazer práticas de gestão ágil para se encaixarem outras práticas (de gestão e de engenharia). As principais práticas do Scrum são:

  • Trabalhar em Sprints (iterações)
  • Realizar Reunião de Planejamento
  • Reuniões Diárias
  • Realizar Reunião de Revisão (entrega)
  • Realizar Reunião de Retrospectiva (na minha opinião é a prática mais essencial pois é o evento para a melhoria contínua)
  • Ter um papel responsável pelo valor do produto (Product Owner)
  • Ter um papel responsável pelo processo (Scrum Master)
  • Ter um papel responsável pelo desenvolvimento (Time de Desenvolvimento)

Note que o Scrum atua apenas no nível de gestão. O framework é simples de entender, mas não é fácil de utilizá-lo, por isso é essencial a melhoria contínua em sua adoção. Um dos motivos de que um time passa por problemas na adoção do Scrum é porque o time utiliza apenas o framework (que é de gestão) sem utilizar outras práticas ágeis, principalmente de engenharia. Nas reuniões de retrospectiva, utilize a melhoria contínua para evoluir nisso, tanto para práticas gestão quanto de engenharia. Algo muito interessante de investir são em práticas emergentes.

Veja que Scrum não é somente para software, tanto que em seu guia nada se diz sobre software. Ou seja, Scrum não define user stories, integração contínua, ou qualquer outra prática ágil de desenvolvimento de software. Essas práticas estão no XP (eXtreme Programming), que é uma metodologia ágil de desenvolvimento de software, sendo mais prescritiva que o Scrum (obviamente).

Muito se fala que se não adotar o Scrum exatamente, então está se fazendo ScrumBut. Ano passado (2014) no Agile Brazil em Florianópolis, eu estava trocando uma ideia no estande da Adaptworks quando falei que o “Scrum é But por natureza” (querendo dizer que devemos adaptar inclusive próprio Scrum). No mesmo momento, o Alexandre Magno falou: “Não! Scrum é Inspect&AdaptBut!”. Realmente, O Scrum define um mecanismo de inspeção e adaptação, mas proíbe que seu framework seja modificado.

Melhoria contínua no Scrum foi um dos assuntos da palestra O Julgamento do Scrum do Alexandre Magno no Agile Brazil 2013, por sorte eu estava lá assistindo, em Brasília! Essa palestra me fez reconhecer que precisamos refletir a utilidade do Scrum em cada contexto, assim como qualquer outra abordagem ágil. Vale a pena assistir:

E seguem os slides dessa palestra O Julgamento do Scrum:

 

Adicionalmente, o Alexandre Magno traz a ideia de Práticas Emergentes, de resolver o problema existente com práticas criativas. Eis a palestra:

E seguem os slides dessa palestra Práticas Emergentes:

 

“Não é necessário mudar. A sobrevivência não é obrigatória.” William Edwards Deming

 

Meditação em um Instante: uma prática de Mindfulness para Agile Coaching

Lyssa Adkins, em seu livro Coaching Agile Teams,  traz diversas dicas para o trabalho de um coach ágil. Um dos capítulos fala apenas sobre “dominar a si mesmo”, porque para ajudar os times você precisa estar em dia consigo mesmo.

Como um coach ágil, você deve estar presente no momento para entender o contexto do que está acontecendo na equipe, poder ver a “big picture”. Para isso, é preciso concentração tendo foco no Agora para saber ouvir, ter certeza no que está falando, falar com clareza, e impactar o time com as palavras. A intervenção de um coach ágil faz diferença no time.

Uma das práticas que ajuda um coach ágil a estar presente no agora é o Mindfulness. Uma prática que gostei bastante é a “Meditação em um Instante” (One Moment Meditation). O vídeo a seguir traz um treinamento rápido para essa técnica.

E tem o app mobile deles (http://www.onemomentmeditation.com/app/), para utilizar em qualquer lugar em qualquer hora do dia.

Vale a pena experimentar essa técnica, nem que seja por um minuto. =)