Planejamento semanal

“A chave não é priorizar o que está na sua agenda, mas agendar suas prioridades.” ─ Stephen Covey.

A semana inicia e apenas então você vai vendo o que é preciso ser feito? Na quarta-feira você está fazendo algo que deveria ter feito na segunda-feira? Chega sexta-feira e você nota que deixou de fazer tarefas importantes na semana? A semana acaba com a sensação de insatisfação por não ter sido produtiva?

O planejamento semanal é uma técnica simples e efetiva. Ele gera um ritmo de produtividade, seja no trabalho, nos estudos, ou onde for que você precise se manter produtivo. Antes de iniciar a semana, você cria um plano com uma estratégia para cumprir as tarefas naquela semana. O planejamento pode ser feito quando acaba a semana anterior: sexta-feira à tarde, no domingo à noite, ou no início da segunda-feira.

O ponto chave aqui está em buscar uma rotina para a semana, em que o ritmo trará a produtividade. Quando houver tarefas que se repetem semanalmente, você também pode ter um planejamento padrão que servirá de base para encaixar outras tarefas semana a semana.

O ciclo de planejamento pode ser menor ou maior que uma semana. Adapte a técnica ao seu contexto. Entretanto, o ideal é que não passe de um mês, pois já se torna um período comumente longo.

Construindo o planejamento semanal

  • Estabeleça uma meta mínima para a semana. A meta pode ser composta de uma ou mais tarefas, relacionadas ou não.
  • Coloque no plano quando será o próximo planejamento: na sexta-feira à tarde, no domingo à noite ou na próxima segunda-feira pela manhã.
  • Escreva o plano em papel ou em meio digital, pois fazer anotações ajuda a pensarmos e lembrarmos do que será preciso para realizar cada tarefa da semana.
  • Você pode criar um planejamento semanal padrão, caso tenha tarefas que se repitam a cada semana. Isso é bastante útil para estudantes de pré-vestibular e concurseiros que precisam vencer um grande conteúdo de uma prova. Também é útil para estudantes de graduação e pós-graduação, além de profissionais que possuem um padrão de tarefas ou de horários que se repete semanalmente. Desta forma, é possível decidir que vai estudar um determinado assunto toda segunda-feira à tarde e toda quinta-feira pela manhã, por exemplo.
  • Seja flexível no plano. Não faça um planejamento muito apertado e otimista, prevendo que tudo dará certo exatamente. Mantenha espaços livres (também chamados de buffers). Seu plano precisa ser apto a mudanças, porque algo pode acontecer durante a semana e precisar de ajustes na agenda.
  • Você pode colocar no planejamento também os momentos de descanso e de lazer, como forma de recompensa e de motivação.
  • O que fazer se as tarefas acabarem antes de acabar a semana? Você pode usar o tempo que sobrou para realizar novas tarefas priorizadas, ou então use o tempo para descanso e lazer.
  • O que fazer se as tarefas não forem finalizadas até o final da semana? Bom, não há muito o que fazer com o tempo que passou. Melhore o planejamento e repriorize as tarefas restantes no próximo planejamento semanal.

Planejando a semana

Um exemplo de planejamento padrão que acho interessante é do autor Stephen King, escritor de diversos livros famosos. Ele reserva diariamente o tempo para escrever livros, utilizando todas as manhãs para escrever o que é novo, a composição. As tardes são para cochilos, leitura e escrita de cartas. As noites são para leituras, família, jogos na TV e quaisquer revisões que não possam esperar (KING, 2015). Ou seja, as manhãs são o tempo privilegiado de escrita dele, e as noites para momentos mais leves de lazer.

Na época do curso pré-vestibular, eu precisava estudar muito conteúdo de março de 2004 até janeiro de 2005, que era a data da prova do concurso. Tinha aproximadamente 40 semanas para estudar, então organizei semanalmente os estudos de acordo com as 10 disciplinas que precisava aprender.

De segunda a sexta-feira, as manhãs eram reservadas para o curso pré-vestibular. Às noites, eu ia para o curso técnico em sistemas de informação que tinha recém-iniciado. Eu tinha então apenas as tardes e os finais de semana livres. Coloquei no meu planejamento semanal padrão o objetivo de estudar duas disciplinas por cada tarde da semana (segunda a sexta-feira), sempre uma disciplina da área de exatas (Matemática, por exemplo) e outra disciplina de área de humanas (como Literatura).

Aos finais de semana meu plano era estudar as quatro disciplinas que mais tinham peso para a minha prova, que eram Português, Matemática, Inglês e Física. O que eu fazia então era estudar duas disciplinas no sábado (Português e Física, por exemplo) e as outras duas disciplinas no domingo (Inglês e Matemática).

Algo muito útil era o fato de que eu sabia exatamente quantas vezes eu estudaria até a data da prova. Por exemplo, se faltassem 15 semanas, estudaria ainda 30 vezes Matemática (2x por semana) e 15 vezes Literatura (1x por semana), e assim como para outras disciplinas.

Tenho certeza que esse planejamento semanal foi essencial para que eu passasse no concurso de vestibular. Era um grande objetivo e consegui utilizando uma simples técnica que exige dedicação. Na época do colégio, nunca tinha sido um aluno muito dedicado, e tirava notas medianas por não ter o costume de estudar. O que aconteceu com esse planejamento semanal foi que eu estudava todos os sete dias da semana, o que me fez criar o hábito de estudar.

Para realizar o planejamento semanal, assim como para o planejamento do próximo dia, você pode usar duas ótimas ferramentas gratuitas na web, já citadas na seção anterior: o Google Calendar (ou Google Agenda) e o Todoist.