Planejamento do próximo dia

Você inicia o dia sem saber o que realizar primeiro? O dia passa rápido e quase nada do que era prioritário acaba sendo realizado? O dia é finalizado com a sensação de que foi improdutivo?

O planejamento do próximo dia faz com que você inicie e siga no dia com foco. Além de você saber exatamente o que precisa fazer, você saberá também o que não precisa. As tarefas não prioritárias não serão realizadas. Além disso, você cria diariamente o compromisso em ter foco no próximo dia.

Realizar o planejamento no dia anterior é mais eficiente do que no próprio dia, pois faz com que se pense de uma maneira mais ampla. Caso planeje no próprio dia, sua visão vai focar nas tarefas mais urgentes, não necessariamente nas tarefas importantes. É essencial a concentração nas tarefas importantes, visto que nem toda tarefa urgente será realmente importante.

Para entender mais sobre a diferença entre tarefas urgentes e importantes, veja o capítulo 4. Gestão de tarefas, que traz a técnica de priorização de tarefas com a Matriz de Gerenciamento do Tempo.

Criando o planejamento dia a dia

• Faça o planejamento do próximo dia.
• A união desta técnica com a técnica de planejamento semanal fica bem interessante. Você pode planejar a semana de um modo amplo flexível e, a cada final de dia, planejar o próximo dia de um modo detalhado.
• A cada final de dia, você pode revisar o planejamento e avaliar o que você pode fazer para melhorar seu foco para o próximo dia. A quantidade de horas produtivas efetivas pode ser anotada diariamente para gerenciar a dedicação realizada em cada dia.
• Planeje as tarefas de acordo com o foco que elas vão precisar. Deixe as tarefas que mais precisam de foco e concentração para os horários em que você mais consegue e pode se concentrar. Deixe tarefas que não exijam tanto foco e concentração para os horários nos quais a concentração não pode ser muito alcançada.
• Você pode criar um plano diário associando as tarefas a horários específicos, ou então ter uma lista de tarefas a ser consumida independente da hora. Essa lista é chamada de Backlog de tarefas (vide capítulo a seguir).

Exemplo de planejamento diário

Junto ao planejamento semanal, você pode todo final de tarde ou de noite revisar o planejamento anterior e realizar o planejamento do próximo dia. Alguns detalhes já ficam acertados previamente, e o próximo dia será sobre a realização das tarefas.

Para complementar, use uma agenda. As tarefas e os horários poderão então ser organizados. Por exemplo, prefiro ter reuniões no período da tarde, porque o período da manhã é o ideal para minha produtividade, então busco planejar meu dia desta forma.

O melhor momento do dia para cada tipo de tarefa

Como é escolhido o momento do dia para realizar suas tarefas que exijam maior concentração? Você conhece quais momentos do dia são os mais produtivos?

É essencial conhecer-se para saber em quais momentos você tem maior foco e em quais momentos você tem menos. A relação de disposição física e mental varia de pessoa para pessoa no dia.

Normalmente, o horário em que as pessoas estão mais descansadas e têm mais foco é durante a manhã. À tarde, principalmente depois do almoço, é um dos horários de maior sono e menor foco. Durante a noite, dependerá da sua disposição, mas normalmente é um período com um foco razoável. A técnica então é conhecer qual é o melhor momento do dia para cada tipo de tarefa. Veja algumas dicas para isso:

• Use o período de maior disposição de energia para as tarefas que precisam de mais foco, que normalmente é pela manhã. Mas o que interessa é conhecer o período de maior foco e concentração.
• Após o almoço, você pode agendar as reuniões que são necessárias. Neste momento, você também pode trabalhar ou estudar com outras pessoas. Interagir com pessoas diminui o sono.
• Reserve alguns momentos do dia para ler e responder e-mails. Preferencialmente, em que não esteja no maior foco, a não ser que sua comunicação seja principalmente por e-mail.
• Otimize sua comunicação. Avalie se as reuniões de que você participa são necessárias. Conversar diretamente com a pessoa já pode ser suficiente, ou então por meio de um telefonema ou uma troca de e-mails.
• Caso você tenha costume de entrar em redes sociais, acesse em alguns momentos específicos do dia. Por exemplo, em um breve intervalo da manhã, após o almoço e ao final da tarde. Cuide para não se dispersar tanto, o tempo voa em redes sociais.

Para realizar o planejamento do próximo dia, duas ótimas ferramentas gratuitas na web são o Google Calendar (ou Google Agenda) em https://www.google.com/calendar, e o Todoist em https://todoist.com/. Ambas as ferramentas possuem website e aplicativos para smartphones, o que agiliza ainda mais a produtividade.

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