Gestão visual com o quadro de Kanban

Você inicia muitas tarefas, porém acaba poucas? De que forma suas tarefas são gerenciadas? Como você controla as tarefas bloqueadas, com impedimentos para realização?

O quadro de Kanban é uma ótima ferramenta para gerenciar as tarefas de um modo visual. Esta técnica foi desenvolvida pela Toyota na década de 1950 para o sistema de agendamento de logística e de produção de veículos. É uma ferramenta simples e que dá visibilidade para o fluxo de trabalho, expondo problemas que podem ser gargalos e anormalidades, e desperdícios que possam ser aprimorados.

O quadro de Kanban gera transparência ao processo por mostrar o que está sendo realmente realizado. Ele também ajuda a medir a produtividade por enxergar as tarefas do backlog a serem feitas, além das tarefas sendo feitas e as já feitas. Veja a figura a seguir de um quadro de Kanban com tarefas descritas em cartões.

Ilustração de um quadro de Kanban com tarefas descritas em cartões
Ilustração de um quadro de Kanban com tarefas descritas em cartões

O quadro de Kanban é flexível e pode ser personalizado com raias horizontais e verticais, além de utilizar símbolos e cores para as tarefas. Por exemplo, tarefas urgentes podem ser sinalizadas com a letra ‘U’, e tarefas não planejadas podem ser sinalizadas com a cor amarela. Por ser visual, ele fica presente o tempo todo perto de você, funcionando como um lembrete das tarefas prioritárias. Outras pessoas também podem acompanhar visualmente o que está sendo realizado, sem gerar interferências lhe questionando como anda a produção delas.

“Não basta apenas ver, é preciso enxergar”.

Essa é uma frase de gestão visual que ressalta a importância de perceber os detalhes no fluxo da realização das tarefas.

Criando e utilizando o quadro de Kanban

“Pare de começar e comece a terminar.”

Essa é uma das leis fundamentais de Kanban. A ideia é evitar ser multitarefa, e iniciar outra tarefa apenas quando acabar outra mais prioritária.

  1. O quadro de Kanban é dividido em raias verticais (colunas) que representam cada etapa do fluxo de produção das tarefas. O fluxo é dado da esquerda para a direita.
  2. São três raias básicas: A Fazer, Fazendo e Feito, representando qualquer fluxo de produção com entrada, processamento e saída.
  3. Na raia A Fazer, ficam as tarefas a serem realizadas, ordenadas de acordo com a prioridade. Quanto maior a prioridade, mais no topo a tarefa ficará.
  4. Na raia Fazendo, ficam as tarefas sendo realizadas. Para evitar ser multitarefa, realize apenas uma tarefa de cada vez, tendo apenas uma tarefa nesta raia.
  5. Na raia Feito, ficam as tarefas já concluídas.
  6. As tarefas mais prioritárias ficarão no topo de cada raia, e as de menor prioridade ficarão logo abaixo das de maior.
  7. Você pode definir outras raias a partir das básicas. O Kanban é flexível e permite qualquer adaptação ao seu contexto. Utilize quantas raias verticais forem realmente necessárias.
  8. Cada etapa pode possuir um limite de WIP (Work In Progress – trabalho em progresso). A preferência é de que o WIP seja igual a uma tarefa na etapa Fazendo, para que não se faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo e se dê vazão à conclusão de tarefas.
  9. Uma região do quadro pode ficar reservada para gerenciar as tarefas bloqueadas, que possuem algum impedimento. Normalmente, essa região fica abaixo da etapa Fazendo.
  10. Você pode usar classes de serviço para as tarefas, sinalizadas em cores diferentes ou em raias horizontais. Classes de serviço podem ser as classes padrão (prioridade baixa), prioritária (prioridade normal), prazo fixo (prioridade alta) e urgente (prioridade muito alta). Você pode definir um prazo (em horas ou dias) para a realização de cada tarefa relacionada à sua classe de serviço.

Como criar o quadro de Kanban?

Você pode criar seu Kanban em meio físico ou em meio digital. No meio físico, pode-se criar o quadro utilizando uma folha A3, uma folha A4, uma cartolina, ou então colando fitas adesivas em um vidro ou uma parede. Post-its podem ser utilizados para representar as tarefas. O ideal é usar um post-it por tarefa, para poder movimentá-los.

Veja o template para download e para imprimir do quadro de Kanban aqui.

Para gerenciar o quadro, você pode usar uma ótima ferramenta gratuita, disponível na web e também para smartphones, chamada Trello (https://trello.com/).

Exemplo de Kanban para escrita de artigo

Durante meu mestrado, precisava elaborar um artigo sobre o assunto do meu trabalho de dissertação para enviar para uma conferência, então experimentei o uso de Kanban para gerenciar visualmente a escrita. Foi interessante começar com algo simples, porque validei o Kanban para escrita de texto, pois mostrava tudo o que faltava para concluir o artigo, incluindo as minhas revisões e as do orientador. Funcionou muito bem o experimento, e decidi então usá-lo para a escrita da dissertação de mestrado.

Exemplo de Kanban para desenvolvimento de dissertação de mestrado

Para auxiliar na escrita da minha dissertação de mestrado, usei um quadro de Kanban, dividido em 6 raias verticais para representar o processo da escrita:

  • Raia Backlog: reúne todas as tarefas necessárias para a dissertação, incluindo todos os capítulos a serem escritos na forma de tarefas macro, além das tarefas do estudo de caso.
  • Raia A Fazer (To Do): continha as tarefas menores já divididas a partir do capítulo priorizado a ser escrito, representando seções e subseções.
  • Raia Fazendo (Doing): a tarefa atual sendo realizada, na maior parte das vezes sendo somente uma seção ou uma subseção.
  • Raia Revisando (Rev): revisão textual do conteúdo e da gramática feita por mim. Eu imprimia o texto, lia e fazia anotações primeiramente, e somente depois passava as correções para o texto em meio digital no computador.
  • Raia Revisando Orientador (Rev Pimenta): revisão do orientador, que eu deixava as seções se acumularem para concluir o capítulo, e então o enviava para o orientador revisar, trazendo-me opiniões e sugestões.
  • Raia Pronto (Done): cada capítulo era tido como concluído somente após a revisão do orientador. Com a finalização de todas as tarefas dos capítulos, incluindo as tarefas menores de seção e de subseção, a dissertação estava realmente pronta para ser entregue.

Além destas seis raias, havia um espaço pequeno para as tarefas com algum impedimento de realização, denominadas tarefas bloqueadas (blocked). Ali estavam tarefas relacionadas ao texto que precisavam de algo que eu não tinha no momento, como por exemplo, um artigo que pedi ao meu orientador, ou então algum dado que faltava no experimento do estudo de caso.

Eu tinha uma visão completa do que estava acontecendo com a escrita da minha dissertação. Lembro de que, quando montei o quadro de Kanban e enxerguei tudo o que precisava ser escrito, vi que era bastante trabalho a ser feito. Por um momento, veio a sensação de que não conseguiria. Entretanto, isso foi bom porque, desde o começo, me dediquei à escrita da dissertação. O que aconteceu foi que entreguei a dissertação um mês antes do prazo pré-estabelecido, com todos os capítulos escritos e revisados.

Veja as cinco fotos a seguir do uso do quadro de Kanban durante a escrita.

Foto 01 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 01 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 02 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 02 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 03 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 03 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 04 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 04 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 05 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação
Foto 05 do uso do quadro de Kanban durante a escrita da dissertação

Exemplo de Kanban para trabalho em time

Na área de desenvolvimento ágil de software, usamos um quadro de Kanban grande para cada time de desenvolvimento. Assim podemos gerenciar visualmente as tarefas, e obter todos os mesmos benefícios para o time.

Os times utilizam Kanban para gerenciar todas as demandas a serem desenvolvidas no sistema para o cliente. Ali, cada demanda do cliente (tarefa macro) é dividida em tarefas técnicas menores a serem desenvolvidas. Para saber mais, Jesper Boeg (2012) em seu livro Kanban em 10 passos descreve detalhadamente o uso de Kanban para desenvolvimento de software.

Desafio do Mantra!

Para experimentar esta técnica do quadro de Kanban, lanço o desafio do Mantra para você! 🙂 São três passos:

  1. Mapear as tarefas para uma meta que você possua no quadro de Kanban. Se você não possui uma meta, defina uma. 🙂 Comece pelos três passos do fluxo de tarefas mais simples possível: A fazer, Fazendo e Feito. De preferência, utilize o quadro de Kanban físico, para manter próximo do seu ambiente de estudos ou de trabalho.
  2. Utilizar o quadro de Kanban diariamente até o final da sua meta. Se a meta for muito grande, você pode fazer para uma submeta. Refletindo constantemente e realizando pequenas melhorias no seu quadro de Kanban, que refletirão no seu fluxo de tarefas. A melhoria contínua tornará produtiva a realização de suas tarefas.
  3. Tirar uma foto do seu quadro de Kanban e compartilhar na Internet! Avise-me e deixe-me conhecer o seu quadro de Kanban, seja por email, Facebook, Twitter, Instagram! 🙂

 

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Foco!!!
— Dionatan Moura

 

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